Come firmare un documento con firma digitale!

Firma digitale (firma elettronica) – Molto spesso sentiamo che le nostre adorate carta e penna sono state sostituite dalle tastiere dei nostri computer e dei nostri telefonini, le dita scorrono veloci sul computer e ormai chiunque deve sapersi destreggiare con l’uso del pc e internet.

Non siamo ancora arrivati al punto di dover sostituire la firma cartacea però la firma digitale viene spesso richiesta. Quindi ecco come firmare un documento con firma digitale!

Da leggere: La firma digitale (Cos’è e come funziona?) | Stranieri d’Italia

Come firmare un documento con firma digitale?

Mettere la firma digitale è molto più semplice di quello che si pensa, infatti firmare un documento elettronico è un procedimento piuttosto facile e veloce. Per poter farlo è necessario semplicemente possedere un Kit per Firma Digitale o Firma Remota.

Come firmare digitalmente un documento?

Ecco tutto il necessario e i passaggi per capire come firmare digitalmente un documento con il kit per firma digitale.

Il primo step per firmare digitalmente un documento se è un documento con valenza legale è ovviamente munirsi del Kit per la Firma Digitale.

1- Il Kit per Firma Digitale comprende:

• Un dispositivo sicuro di generazione delle Firme detto anche Smart Card;
• Il lettore della smart card;
• Un software di firma e verifica da installare sul nostro pc.

In poche parole una volta che si è scaricato il software sul nostro computer non dovremo fare altro che selezionare il file in cui inserire la Firma Digitale (prima dovremo attivare un account, alla Marcatura Temporale), per poi procedere a firmare digitalmente un documento di nostro interesse.

Nel momento in cui si vuole inserire firma digitale, il computer vi chiederà di inserire il PIN per la creazione del file firmato digitalmente.

2- Firma Digitale Remota:

Se invece vi state chiedendo come firmare digitalmente un documento con la firma digitale remota, per effettuare questo servizio sarà necessaria la Smart Card ma sarà sufficiente utilizzare un pc collegato al web, una OTP (One Time Password) generata da Token (un’app per Smartphone).

Con il Software di Firma Aruba Sign, potrete selezionare il file da sottoporre a Firma Remota. Aruba è un ottimo sito che può fornirvi un servizio semplice di Firma Digitale e aiutarvi a capire come firmare digitalmente un documento avendo una propria Firma Digitale.

Dunque sicuramente, una volta che la si ha, firmare digitalmente un documento è semplicissimo. Però dovrete prima ottenere la firma digitale!

Come ottenere la firma digitale?

Per poter ottenere la firma digitale e poter così firmare digitalmente un documento bisogna comprare un kit apposito da aziende private, che vengono spesso definite generalmente enti certificatori.

Questo kit in questione è formato da uno o più dispositivi hardware, un certificato di firma digitale (generalmente fornito tramite smart card e con una validità di tre anni).

E da un software che permette di mettere la firma ai documenti elettronici.

Il software può essere fornito “di serie” con il kit o può essere disponibile per il download sul sito dell’ente certificatore.

Come inserire firma digitale?

Per firmare digitalmente un documento serve che il file sia di determinate tipologie.

Le varie tipologie di file a cui si può applicare la firma digitale sono numerose: si parte dai più classici PDF ai documenti di Word.

In sede di applicazione della firma, poi, è possibile scegliere un tipo di file da ottenere come output; ma di questo parleremo meglio tra un po’.

Una delle numerosi novità importante da sapere è che per utilizzare un kit di firma digitale bisogna verificare la propria identità (tramite un’apposita procedura che prevede il riconoscimento dell’utente de visu, cioè in prima persona).

E’ necessario attivare il kit tramite il sito dell’ente certificatore.

Tutto ciò che è stato qui descritto è molto più semplice applicarlo che leggerlo. In caso avessi dei dubbi, concediti cinque minuti di tempo libero e scopri come firmare digitalmente un documento grazie alle indicazioni che sto per darti.

Da leggere: SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) | Stranieri d’Italia

Quali sono i diversi tipi di firma?

Firma elettronica:

Se vi state chiedendo come inserire firma digitale elettronica, siete fortunati, perchè è la tipologia di firma più facile e non ha un valore legale intrinseco (in quanto non prevede l’uso di strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati).

E’ compito di un giudice di valutare, di caso in caso, l’autenticità di un documento firmato tramite firma elettronica semplice.

Firma elettronica avanzata:

Si tratta di una firma elettronica generata con mezzi che consentono di dimostrare l’integrità del documento, sui quali il firmatario ha un controllo diretto ed esclusivo (es. un tablet di proprietà del firmatario).

Infatti la firma elettronica ha valore legale certo, a meno che non si tratti di contratti immobiliari.

Firma elettronica qualificata:

Simile a quella sopra citata la firma elettronica qualificata è una delle forme più avanzate di firma elettronica.

Viene applicata con strumenti qualificati, come ad esempio i kit di firma che si acquistano dagli enti certificatori, quindi ha pieno valore legale e certifica sia l’originalità che l’integrità dei documenti firmati.

Firma elettronica digitale:

In questo caso, se la vostra domanda è come inserire firma digitale?, sarà un pelo più complicato, ma sicuramente non impossibile.

Infatti per quanto riguarda la firma elettronica digitale è una firma elettronica avanzata che prevede l’utilizzo di sistemi crittografici asimmetrici.

Ovvero di sistemi di crittografia in cui una coppia di chiavi (una pubblica e una privata) viene usata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati. Infatti ha completo valore legale.

Numerosi kit di firma elettronica digitale (o firma elettronica qualificata) includono anche la Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

Un certificato che consente di verificare la propria identità nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Per fare un esempio sul sito dell’Agenzia delle Entrate o sui portali che alcuni professionisti, ad esempio gli avvocati, devono usare obbligatoriamente per lavoro.

In conclusione, la firma elettronica non è da confondere con la PEC, che non permette di firmare i singoli documenti, bensì permette di assegnare valore legale ai messaggi che si scambiano tramite posta elettronica.

Da leggere: Modello 730/2020 (scadenza 30 settembre) | Stranieri d’Italia

I kit di firma digitale:

Per usare la firma digitale bisogna acquistare un apposito kit come già sopra citato. Ci sono diverse tipologie di kit e i loro prezzi variano generalmente fra i 30 e i 60 euro.

I kit più semplici da utilizzare sono quelli in formato USB, i quali si possono suddividere in token USB e key all-in-one:

1. I primi permettono di usare delle smart card in formato SIM con dei piccoli lettori simili a penne USB e prevedono il download del software di firma separatamente;
2. Le key all-in-one, invece, fungono da token USB e al loro interno includono sia la smart card con il certificato di firma sia il software per l’applicazione di quest’ultima.

In caso ci sono disponibili i kit più tradizionali che sono composti da una smart card in formato carta di credito con il certificato di firma e un lettore smart card da tavolo.

In tutti e due i casi, il certificato di firma ha una validità media di 3 anni che va rinnovata in prossimità della scadenza.

Sono poi disponibili dei sistemi di firma digitale remota che consentono di firmare i documenti da qualsiasi dispositivo senza utilizzare componenti hardware specifici (si basano sull’utilizzo di una smart card virtuale).

Solitamente vengono assegnati con una chiavetta che genera delle password temporanee (simile a quelle che usano molte banche per i propri servizi online).

Però, in caso si voglia, le password in questione possono essere generate anche tramite app per smartphone o tramite SMS.

E’ una scelta personale del cliente ovvero qual’è la soluzione più adatta alle sue esigenze.

Come firmare digitalmente un documento?

Esistono, per riassumere, due tipi di documenti che potrete voler firmare digitalmente, quelli con valore legale e quelli senza valore legale.

Come firmare digitalmente un documento legale

Se vuoi firmare un documento digitale con valenza legale è bene usare il kit che hai acquistato e attivato, avviando il software di firma che è incluso nello stesso.

Dopodiché devi schiacciare sul pulsante di firma e selezionare il documento — che potrebbe, come abbiamo detto, essere o un file PDF, un documento Word o altro — sul quale vuoi mettere la tua firma digitale.

Dovrai poi digitare nell’apposito campo di testo il PIN della smart card che contiene il tuo certificato di firma digitale e infine selezionare il tipo di file che hai intenzione di ottenere al termine dell’operazione.

Dopodichè devi avviare l’applicazione della firma digitale pigiando sull’apposito pulsante.

Come firmare un documento con firma digitale non legale

Se invece volete firmare digitalmente un documento che però non ha valenza legale è tutto molto più semplice. Prima di tutto, non vi serve il kit della Firma Digitale e quindi non spenderete un centesimo.

Per firmare un documento con firma digitale non legale puoi semplicemente apporre la firma scrivendola a mano (se il documento in questione è aperto su un dispositivo munito di touch screen) oppure scansionando la firma da un documento cartaceo.

In alternativa esistono anche programmi e applicazioni che permettono di fare ciò, come Adobe Acrobat Reader, Nitro Rader, Anteprima, o tools online che potrai trovare scrivendo semplicemente firma online pdf o firma online documenti.

Come firmare digitalmente un documento: video

Ecco un breve video che vi illustra come firmare un documento con firma digitale!

Se invece volete capire meglio come firmare digitalmente un video con un provider di servizi, vi consigliamo di vedere questo video di Aruba.it.

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