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Come firmare un documento con la Firma digitale | Stranieri d’Italia

Firma digitale (firma elettronica) – Molto spesso sentiamo che le nostre adorate carta e penna sono state sostituite dalle tastiere dei nostri computer e dei nostri telefonini, le dita scorrono veloci sul computer e ormai chiunque deve sapersi destreggiare con l’uso del pc e internet.

Non siamo ancora arrivati al punto di dover sostituire la firma cartacea però la firma digitale viene spesso richiesta.

Da leggere: La firma digitale (Cos’è e come funziona?) | Stranieri d’Italia

Come firmare un documento con firma digitale?

Mettere la firma digitale è molto più semplice di quello che si pensa, infatti firmare un documento elettronico è un procedimento piuttosto facile e veloce. Per poter farlo è necessario semplicemente possedere un Kit per Firma Digitale o Firma Remota.

1- Il Kit per Firma Digitale comprende:

  • Un dispositivo sicuro di generazione delle Firme detto anche Smart Card;
  • Il lettore della smart card;
  • Un software di firma e verifica da installare sul nostro pc.

In poche parole una volta che si è scaricato il software sul nostro computer non dovremo fare altro che selezionare il file in cui inserire la Firma Digitale (prima dovremo attivare un account, alla Marcatura Temporale).

Nel momento in cui si effettua la firma, il computer vi chiederà di inserire il PIN per la creazione del file firmato digitalmente.

2- Firma Digitale Remota:

Per effettuare questo servizio sarà necessaria la Smart Card ma sarà sufficiente utilizzare un pc collegato al web, una OTP (One Time Password) generata da Token (un’app per Smartphone).

Con inoltre il Software di Firma Aruba Sign, per selezionare il file da sottoporre a Firma Remota.

Come ottenere la firma digitale?

Per poter ottenere la firma digitale bisogna comprare un kit apposito da aziende private, che vengono spesso definite generalmente enti certificatori.

Questo kit in questione è formato da uno o più dispositivi hardware, un certificato di firma digitale (generalmente fornito tramite smart card e con una validità di tre anni).

E da un software che permette di mettere la firma ai documenti elettronici.

Il software può essere fornito “di serie” con il kit o può essere disponibile per il download sul sito dell’ente certificatore.

Le varie tipologie di file a cui si può applicare la firma digitale sono numerosi: si parte dai più classici PDF ai documenti di Word.

In sede di applicazione della firma, poi, è possibile scegliere un tipo di file da ottenere come output; ma di questo parleremo meglio tra un po’.

Una delle numerosi novità importante da sapere è che per utilizzare un kit di firma digitale bisogna verificare la propria identità (tramite un’apposita procedura che prevede il riconoscimento dell’utente de visu, cioè in prima persona).

E’ necessario attivare il kit tramite il sito dell’ente certificatore.

Tutto ciò qui descritto è molto più semplice applicarlo che leggerlo. In caso avessi dei dubbi, concediti cinque minuti di tempo libero e scopri come apporre la firma digitale grazie alle indicazioni che sto per darti.

Da leggere: SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) | Stranieri d’Italia

Quali sono i diversi tipi di firma?

Firma elettronica:

E’ la tipologia di firma più facile e non ha un valore legale intrinseco (in quanto non prevede l’uso di strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati).

E’ compito di un giudice di valutare, di caso in caso, l’autenticità di un documento firmato tramite firma elettronica semplice.

Firma elettronica avanzata:

Si tratta di una firma elettronica generata con mezzi che consentono di dimostrare l’integrità del documento, sui quali il firmatario ha un controllo diretto ed esclusivo (es. un tablet di proprietà del firmatario).

Infatti la firma elettronica ha valore legale certo, a meno che non si tratti di contratti immobiliari.

Firma elettronica qualificata:

Simile a quella sopra citata la firma elettronica qualificata è una delle forme più avanzate di firma elettronica.

Viene applicata con strumenti qualificati, come ad esempio i kit di firma che si acquistano dagli enti certificatori, quindi ha pieno valore legale e certifica sia l’originalità che l’integrità dei documenti firmati.

Firma elettronica digitale:

Invece per quanto riguarda la firma elettronica digitale è una firma elettronica avanzata che prevede l’utilizzo di sistemi crittografici asimmetrici.

Ovvero di sistemi di crittografia in cui una coppia di chiavi (una pubblica e una privata) viene usata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati. Infatti ha completo valore legale.

Numerosi kit di firma elettronica digitale (o firma elettronica qualificata) includono anche la Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

Un certificato che consente di verificare la propria identità nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Per fare un esempio sul sito dell’Agenzia delle Entrate o sui portali che alcuni professionisti, ad esempio gli avvocati, devono usare obbligatoriamente per lavoro.

In conclusione, la firma elettronica non è da confondere con la PEC, che non permette di firmare i singoli documenti, bensì permette di assegnare valore legale ai messaggi che si scambiano tramite posta elettronica.

Da leggere: Modello 730/2020 (scadenza 30 settembre) | Stranieri d’Italia

I kit di firma digitale:

Per usare la firma digitale bisogna acquistare un apposito kit come già sopra citato. Ci sono diverse tipologie di kit e i loro prezzi variano generalmente fra i 30 e i 60 euro.

I kit più semplici da utilizzare sono quelli in formato USB, i quali si possono suddividere in token USB e key all-in-one:

  1. I primi permettono di usare delle smart card in formato SIM con dei piccoli lettori simili a penne USB e prevedono il download del software di firma separatamente;
  2. Le key all-in-one, invece, fungono da token USB e al loro interno includono sia la smart card con il certificato di firma sia il software per l’applicazione di quest’ultima.

In caso ci sono disponibili i kit più tradizionali che sono composti da una smart card in formato carta di credito con il certificato di firma e un lettore smart card da tavolo.

In tutti e due i casi, il certificato di firma ha una validità media di 3 anni che va rinnovata in prossimità della scadenza.

Sono poi disponibili dei sistemi di firma digitale remota che consentono di firmare i documenti da qualsiasi dispositivo senza utilizzare componenti hardware specifici (si basano sull’utilizzo di una smart card virtuale).

Solitamente vengono assegnati con una chiavetta che genera delle password temporanee (simile a quelle che usano molte banche per i propri servizi online).

Però, in caso si voglia, le password in questione possono essere generate anche tramite app per smartphone o tramite SMS.

E’ una scelta personale del cliente ovvero qual’è la soluzione più adatta alle sue esigenze.

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Lina F.

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